Podatnik, który prowadzi sprzedaż towarów lub usług na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych, musi bezwzględnie ewidencjonować ją na kasie rejestrującej.  Co w takim razie, gdy kasa ulegnie awarii? Sprzedawać i zapisywać sprzedaż ręcznie, by po naprawie kasy wystawić zaległe paragony? Zdecydowanie nie! Zaprzestać sprzedaży? Tak, ale co ze stratami wynikającymi z zamknięcia punktu? Jest idealne rozwiązanie na takie sytuacje – rezerwowa kasa fiskalna.

Czym jest i po co w firmie rezerwowa kasa fiskalna?

Rezerwowa kasa fiskalna, to dodatkowe urządzenie w firmie. Zapewnia ona nieprzerwane prowadzenie działalności w przypadku awarii lub kradzieży kasy podstawowej. Posiadanie takiego urządzenia nie jest obowiązkowe, stanowi jednak zabezpieczenie przed ewentualnymi stratami finansowymi wynikającymi z przestoju w obsłudze klientów.

Przedsiębiorca musi pamiętać, że kasę rezerwową obowiązują te same przepisy i wytyczne, co podstawową. Urządzenie powinno posiadać ważną homologację Głównego Urzędu Miar, musi zostać zafiskalizowane przez uprawniony do tego serwis, a zawiadomienie o fakcie fiskalizacji trzeba wysłać do właściwego Urzędu Skarbowego. W przypadku kas z funkcją online transmisja zawiadomienia odbywa się automatycznie, poprzez Centralne Repozytorium Kas. W dniach i miesiącach, w których urządzanie rezerwowe było używane, należy wydrukować raporty: dobowy i miesięczny,  przynajmniej raz na dwa lata wezwać serwis celem wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego.

Koszty związane z zakupem kasy rezerwowej

Zakup dodatkowego urządzenia może stanowić pewien problem dla przedsiębiorcy, szczególnie, gdy nabywa je dla małej działalności. Na szczęście kasa rezerwowa jest nie tylko objęta takimi samymi obowiązkami, jak podstawowa, ale też ulgami. Oznacza to, że podatnik może skorzystać z odliczenia, a przedsiębiorca nie będący płatnikiem VAT wnioskować o zwrot części kosztów poniesionych na zakup  kasy rezerwowej. Kwota, w obydwu przypadkach jest taka sama i wynosi 90 % wartości urządzenia fiskalnego, nie więcej niż 700 zł. Otrzymać ją można, jeśli kupuje się pierwszą kasę fiskalną w wersji online dla danej działalności, lub wymienia się kasę z kopią elektroniczną lub papierową na nowy rodzaj – z funkcją automatycznego przesyłu danych do Centralnego Repozytorium Kas.