Czym jest książka serwisowa urządzenia fiskalnego?

Każdy użytkownik, który nabędzie urządzenie fiskalne, powinien wraz z nim otrzymać książkę serwisową. Co to takiego? Można powiedzieć, że pełni ona rolę swego rodzaju „paszportu”, zawierającego wszystkie informacje na temat danej kasy czy drukarki rejestrującej, jak również związanych z nią prac serwisowych. Wbrew pozorom, to niezwykle ważny dokument – zatem przyjrzyjmy się mu bliżej.

Wszystkie niezbędne dane

W książce serwisowej urządzenia rejestrującego sprzedaż znajdują się przede wszystkim informacje o posiadanym egzemplarzu: jego nazwa, model, numer fabryczny czy też numer unikatowy. Wyczytamy w niej także dane producenta oraz adres firmy, która wykonała fiskalizację naszego urządzenia – zazwyczaj sprzedawca, u którego zakupiliśmy kasę czy drukarkę rejestrującą, jest również odpowiedzialny za jej serwis. W książce wypisane są dane serwisanta podstawowego i serwisanta rezerwowego.

Przechowywanie

Książka serwisowa musi być przechowywana w miejscu, w którym korzystamy z urządzenia fiskalnego, przez cały okres jego użytkowania. Naszym obowiązkiem jest okazanie jej serwisantowi lub organom skarbowym, gdy zajdzie taka potrzeba. Po każdej interwencji serwisu, w książce powinny się znaleźć zapisy dotyczące wykonanych czynności. To bardzo ważne, gdyż podczas kontroli urzędnicy skarbowi skrupulatnie sprawdzają, czy wszystkie wpisy są prawidłowe oraz czy któregoś z nich nie brakuje. Przy tej okazji warto zaznaczyć, że wszelkie dokumenty związane z ewidencjonowaniem obrotu (raporty dobowe i miesięczne, rolki z kopiami wszystkich wystawionych paragonów, protokół z odczytu pamięci fiskalnej, a także książkę serwisową) musimy przechowywać jeszcze przez okres 5 lat po zakończeniu pracy z użyciem naszego urządzenia fiskalnego.

Kopia książki serwisowej

Jeżeli nasza książka serwisowa zostanie zgubiona lub ulegnie zniszczeniu, należy niezwłocznie poinformować pisemnie o tym fakcie Urząd Skarbowy. Następnie powinniśmy zgłosić się do producenta urządzenia, z kopią pisma oraz prośbą o wydanie duplikatu książki serwisowej. To niezwykle istotne, gdyż brak tego dokumentu (z właściwymi wpisami) może pociągnąć za sobą przykre konsekwencje, jak:

• utrata ulgi za zakup urządzenia fiskalnego, jeśli podczas kontroli Urzędu Skarbowego nie będziemy mogli wykazać, że zostały przeprowadzone wszystkie obowiązkowe przeglądy techniczne
• zakwestionowanie przez organ skarbowy prawidłowości ewidencjonowania obrotu
• brak zgody ze strony serwisu na naprawę lub konserwację urządzenia fiskalnego

Dlatego lepiej uczynić ten nieduży wysiłek i zadbać o to, by książka serwisowa była właściwie wypełniana oraz przechowywana w bezpiecznym miejscu naszego punktu handlowego.