Prowadzenie ewidencji sprzedaży, w przypadku stosowania kasy rejestrującej, wiąże się z różnymi obowiązkami. W dzisiejszym wpisie zajmiemy się jednak tymi czynnościami, które są bezpośrednio związane z paragonami fiskalnymi. Po pierwsze, zasadami dotyczącymi wydawania klientom wspomnianych dokumentów. Po drugie, przepisami fiskalnymi, które definiują sposób archiwizowania kopii paragonów.
Wystawianie i wydawanie paragonów fiskalnych
Paragon fiskalny nie jest zwykłym potwierdzeniem zapłaty. To bardzo ważny dokument, który świadczy chociażby o tym, że przedsiębiorca rzetelnie prowadzi swoją działalność oraz odprowadza należne podatki. Dlatego też na paragonie fiskalnym muszą się znaleźć informacje, które definiuje Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. Są to m.in. NIP podatnika, logo fiskalne, numer unikatowy kasy, nazwa i adres firmy, nazwa towaru lub usługi, cena, stawka podatku. W związku z tym, paragonu nie da się zastąpić innym wydrukiem, np. potwierdzeniem z terminala płatniczego. Ponadto, dokument fiskalny trzeba zawsze wydać klientowi po przyjęciu należności za produkt bądź usługę.
Jak przechowywać dane?
Każda kasa rejestrująca realizuje nie tylko paragony fiskalne, ale także kopie wspomnianych dokumentów. Natomiast przechowywanie tych danych jest jednym z obowiązków podatnika. Co więcej, przepisy są w tej kwestii jednoznaczne. Kopię każdego paragonu należy bowiem archiwizować przez okres 5 lat – licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany dokument został wystawiony.
Przy okazji warto wspomnieć o tym, że w dzisiejszych czasach podatnicy mogą wybrać technologię przechowywania dokumentacji. Na rynku są bowiem dostępne 2 rodzaje kas fiskalnych – modele z kopią papierową lub elektroniczną. Jak widać, sposób archiwizowania danych jest zawsze związany z wyborem urządzenia rejestrującego. Po zakupie kasy nie można już zmienić technologii służącej do archiwizacji dokumentów.
Czy przyszłość należy do e-paragonów?
Na początku kwietnia pisaliśmy o tym, że polski ustawodawca planuje wprowadzenie systemu fiskalizacji online. Wspomniane rozwiązanie będzie się wiązało nie tylko z nowymi kasami rejestrującymi. Zmodyfikowane urządzenia fiskalne pozwolą bowiem na realizowanie i wysyłanie e-paragonów. W związku z tym, od 2018 roku w niektórych przypadkach przedsiębiorcy będą musieli nie tylko wystawić papierowy dowód sprzedaży, ale także elektroniczny dokument fiskalny. Poza tym, kasy online zyskają dodatkowe ogniwo, tzw. pamięć chronioną. To właśnie tam będą gromadzone dane dotyczące rejestrowanego obrotu. I wreszcie – skutkiem nowego systemu fiskalizacji będzie wycofanie z użytku urządzeń z papierową kopią paragonów. Niemniej, proces ten ma przebiegać stopniowo i potrwa nawet do 2020 roku.
A więc dylemat: kopia tradycyjna/kopia elektroniczna sam się rozwiązuje 🙂