Na czym polegają oświadczenia w sprawie zasad prowadzenia ewidencji?

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu przy użyciu urządzenia rejestrującego dla wielu przedsiębiorców są oczywiste. Jednak nie zawsze oni zajmują się na co dzień pracą z wykorzystaniem kasy lub drukarki fiskalnej. Często należy to do obowiązków zatrudnionych przez nich pracowników. I jak nietrudno się domyślić – taki stan rzeczy w żaden sposób nie stanowi usprawiedliwienia dla ewentualnych nieprawidłowości w ewidencji sprzedaży towarów i usług. Nowy wymóg zawarty w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, mówiący o konieczności sporządzenia specjalnych oświadczeń, podkreśla ten fakt. O co dokładnie chodzi we wspomnianych dokumentach?

Co musi wiedzieć użytkownik urządzenia fiskalnego?

Obowiązki po stronie podatnika zobligowanego do korzystania z urządzenia rejestrującego nie kończą się na zakupie odpowiedniej technologii i przejściu procedury instalacyjnej. Na szeroko pojmowaną obsługę kasy bądź drukarki fiskalnej składa się szereg zadań, które w ślad za funkcjonującymi przepisami przedsiębiorca musi wykonywać. A wszystkie te wymogi mają potwierdzić, że działalność handlowa czy usługowa jest prowadzona prawidłowo.

Krótko mówiąc, praca z urządzeniem fiskalnym to duża odpowiedzialność. Bez względu na to, kto wspomnianą technologię sprzedaży obsługuje. A tak się składa, że w wielu firmach – handlowy czy usługowych, stacjonarnych bądź mobilnych – przedsiębiorcy „fiskalne stery” oddają w ręce zatrudnionych podatników. Pozostaje więc kwestia odpowiedzialności za ewentualne nieścisłości, błędy i wykroczenia. Czy leży ona po stronie pracownika, który faktycznie mógł zrobić coś nie tak? Czy może po stronie przedsiębiorcy, bo to on odpowiada za działania osoby przez niego zatrudnionej, a przede wszystkim – za samo urządzenie fiskalne?

Pewne jest to, że w zakresie tych zagadnień pojawiły się nowe, obowiązujące regulacje prawne. Znajdziemy je konkretnie w aktualnym Rozporządzeniu Ministra Finansów sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z nimi przedsiębiorca musi zaznajomić z zasadami prowadzenia ewidencji sprzedaży każdego pracownika, który będzie w jego imieniu pracował z użyciem kasy lub drukarki fiskalnej. Mowa tu jednak nie o wszystkich możliwych niuansach, dotyczących obowiązków samego podatnika. Chodzi o te kwestie, które są niezbędne do zgodnego z prawem prowadzenia sprzedaży towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych. Do taki kluczowych aspektów zalicza się np. konieczność wystawienia paragonu fiskalnego przy każdym zamknięciu transakcji. Pracownik musi zdawać sobie sprawę, że poprawne wystawienie paragonu i wydanie go klientowi to wymóg bezwzględny. Nie można tego zaniechać albo w miejsce wspomnianego dokumentu przekazać inny wydruk – choćby potwierdzenie płatności wyemitowane przez terminal. I mieć świadomość, że inaczej mogą grozić dotkliwe konsekwencje z tytułu złamania przepisów. Wszystkie te informacje przekazuje załącznik nr 1 do przywołanego Rozporządzenia MF.

Obowiązkowe oświadczenia w dwóch egzemplarzach

Powtórzmy raz jeszcze, że pracownik danej firmy, nim jeszcze przystąpi do pracy z urządzeniem fiskalnym, musi zostać zapoznany z kluczowymi zasadami prowadzenia ewidencji obrotu przy użyciu wspomnianej technologii. Ale to nie wszystko. Przedsiębiorca musi również zadbać o przygotowanie oświadczenia potwierdzającego zapoznanie się ze wspomnianymi zasadami – i to w dwóch identycznie brzmiących egzemplarzach. Każdy z nich powinien zostać podpisany przez podatnika i pracownika. A także zawierać odpowiednie informacje (np. informację o dacie i miejscu zrealizowania oświadczenia) – wzór opisywanego dokumentu również można znaleźć w załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów. Na koniec jeden egzemplarz trafia do osoby zatrudnionej, zaś drugi – do przedsiębiorcy. Nie ma potrzeby przekazywania tych oświadczeń do Urzędu Skarbowego. Natomiast cała procedura bezwzględnie musi zostać przeprowadzona przed przystąpieniem pracownika do obsługi urządzenia fiskalnego.