Rejestracja urządzenia fiskalnego – teraz i w przyszłości

Przedsiębiorca zobligowany do ewidencjonowania obrotu za pomocą stosownych technologii sprzedaży zdaje sobie sprawę, że, zanim przystąpi do pracy, musi poprawnie przejść procedurę instalacyjną urządzenia rejestrującego. To jedna z kluczowych kwestii. Niemniej, jak wiadomo, w niedalekiej przyszłości ma dojść do wprowadzenia nowego systemu fiskalizacji, a w raz z nim – powszechnego użytkowania kas rejestrujących online. Czy zatem wspomniane wymogi ulegną zmianie? A jeśli tak, to jakiej?

Rejestracja kasy lub drukarki fiskalnej, czyli to co teraz

Jeśli dokonaliśmy już zakupu urządzenia rejestrującego, nie możemy od tak zacząć z niego korzystać. Precyzyjnie określone i obowiązujące przepisy mówią, że najpierw dana kasa lub drukarka fiskalna musi prawidłowo przejść ustandaryzowaną procedurę instalacyjną. Jej istotną częścią jest również rejestracja urządzenia, która, można tak powiedzieć, cały proces otwiera. A konkretnie? Zaczynamy od tzw. zgłoszenia przedinstalacyjnego. Musimy dostarczyć je w formie pisemnej do właściwego Urzędu Skarbowego nie później, niż 1 dzień przed datą obowiązkowego startu ewidencjonowania obrotu. W dokumencie powinny się znaleźć takie informacje, jak imię i nazwisko bądź nazwa podatnika, NIP podatnika, wiadomość, ile urządzeń chcemy wdrożyć, oraz adresy miejsc, w których ma to nastąpić. Oczywiście, zgłoszenie przedinstalacyjne musi też zawierać termin instalacji. W dalszym etapie procedury instalacyjnej serwisant posiadający stosowne uprawnienia dokonuje fiskalizacji naszego urządzenia. Tylko on może zrealizować to zadanie, które w dodatku jest jednorazowe i nieodwracalne. Od momentu zakończenia fiskalizacji nasza kasa lub drukarka przestaje działać w trybie szkoleniowym, a zaczyna w fiskalnym – czyli zapisuje wszelkie działania, wykonane na urządzeniu. Z tą chwilą możemy również podjąć się sprzedaży z wystawianiem obowiązkowych paragonów. Po fiskalizacji czeka nas kolejny kontakt z Urzędem Skarbowym. W tym przypadku również musimy złożyć odpowiednie, pisemne zawiadomienie. Zawarta jest w nim informacja o dokonanej fiskalizacji. Zgłoszenie poinstalacyjne musi wpłynąć do Urzędu Skarbowego nie później niż 7 dni od zrealizowania tej czynności przez serwisanta. W odpowiedzi na ten dokument otrzymamy numer ewidencyjny, który należy umieścić trwale na obudowie urządzenia fiskalnego. W takim momencie możemy w zasadzie uznać procedurę instalacyjną za zakończoną.

System fiskalizacji online, czyli to co w przyszłości

Aktualnie trwają prace resortu finansów nad prawno-technicznym uregulowaniem kwestii związanych z nowoczesnym systemem fiskalizacji. Zaawansowane rozwiązanie teleinformatyczne, które ma zostać wdrożone, będzie się opierało na łączności z kasami rejestrującymi online, stosowanymi w przyszłości przez polskich przedsiębiorców. Najkrócej mówiąc, urządzenia te zaczną komunikować się przez internet z Centralnym Repozytorium Kas. I tą drogą będą regularnie, automatycznie przesyłać dane o zarejestrowanych transakcjach, wygenerowanych dokumentach oraz inne, niezbędne informacje. Dzięki temu Ministerstwo Finansów chce jeszcze bardziej uszczelnić system podatkowy, skuteczniej monitorować wszelkie nieprawidłowości w ewidencji prowadzonej przez polskich przedsiębiorców oraz zmniejszyć koszty administracyjne, wynikające np. ze stosowania niezapowiedzianych kontroli.

Czy w związku z wdrożeniem systemu online zmienią się podstawowe zagadnienia, związane z technologiami sprzedaży? Wszystko wskazuje na to, że tak – będziemy to mogli zauważyć już właśnie na przykładzie rejestracji kasy fiskalnej online. Internetowa komunikacja kasy z Centralnym Repozytorium sprawi chociażby, że podatnik uniknie konieczności pisemnego zawiadamiania Urzędu Skarbowego o wykonanej fiskalizacji urządzenia. Ta informacja bowiem zostanie przekazana automatycznie – podobnie zresztą w drugą stronę, jeśli chodzi o nadanie numeru ewidencyjnego. Można więc powiedzieć, że nowoczesny system fiskalizacji wprowadza w tym względzie pewne udogodnienia dla przedsiębiorców. Trzeba jednak pamiętać, że dotyczą one jedynie kas rejestrujących online.